Les activités de conseil ont pour objectif d’apporter à l’organisation une expertise et un regard extérieur, incluant une connaissance large des meilleures pratiques du domaine et des attentes des autorités. Les activités de conseil peuvent prendre plusieurs formes dépendantes du niveau d’implication attendu ; du conseil ponctuel, de l’assistance sur site, du pilotage et animation d’ateliers de travail, de la rédaction de documents.

  • Conseil et assistance à la conception et à la mise en place de systèmes d’assurance qualité et de gestion de la qualité (Systèmes réglementaires et normatifs)
  • Pilotage d’approches processus pour la cartographie, l’optimisation et l’amélioration continue des procédés
  • Conseil et assistance à la conception et à la mise en place de systèmes de gestion des risques qualité (Quality Risk Management – QRM)
  • Conseil et assistance à la conception et à la mise en place et à la gestion de systèmes documentaire Qualité (manuels qualité, Procédures, instructions, formulaires)

Les activités conseil du cabinet vont permettre aux organisations et à leur dirigeant de :

  • Connaitre la réglementation et les normes qualité et organisationnelles qui leur sont applicables et d’en comprendre les implications et impact
  • Évaluer l’écart entre la situation courante d’une organisation et les exigences actuelles et futures, quand elles sont connues (audit de diagnostic)
  • Mettre en place des plans d’actions correctives pour atteindre le niveau de conformité désiré (ces plans peuvent comprendre des changements de processus, d’organisation, de documentation, des actions de formation, des modifications des équipements et installations…)
  • Piloter l’exécution de ces plans d’action
  • Déléguer tout ou partie de l’exécution de ces plans (formation, rédaction de documents, audits périodiques)
  • Mettre en place des outils de veille et de réseautage (externalisée ou interne) pour anticiper (voire influer) sur les évolutions de la réglementation.

Exemple de phasage d’un accompagnement (durées non contractuelles indiquées à titre d’exemple)

  • Formalisation avec une vision qualité et réglementaire de la description de l’organisation, de son domaine d’activité, de sa stratégie et de son positionnement (national, régional, global) ;
  • Définition des exigences qualité réglementaires et normatives applicables ;
  • Définition des exigences qualité réglementaires et normatives stratégiques, si elles sont différentes ;
  • Traduction de ces exigences pour l’organisation (impact, conséquences, risques) ;

Cette phase concerne essentiellement l’équipe dirigeante et nécessite des interviews et de l’étude de documents.

Elle peut durer entre 2 et 5 jours (1à 2 jours dans l’entreprise et 1 à 3 jours de travail de rédaction au cabinet)

Le livrable de cette phase est une politique qualité (objectifs) et un cahier des charges (besoins et moyens)

  • Audit de diagnostic : Mesure de l’écart entre la situation observée et la situation désirée;
  • Interprétation des écarts et choix stratégiques (SWOT Analysis, Analyses de risque) ;
  • Conception d’un plan de remédiation ;

Cette phase concerne l’ensemble de l’organisation. Elle nécessite des activités d’audit sur site et de l’étude de documents.

Elle peut durer entre 2 et 6 jours (1à 3 jours dans l’entreprise et 1 à 3 jours de travail de rédaction au cabinet)

 

Les livrables de cette phase sont :

  • Un rapport d’audit qui recense les forces, les faiblesses et les écarts (aux référentiels choisis) de l’organisation.
  • Une note de synthèse qui priorise les actions à entreprendre en fonction des risques et des objectifs
  • Un plan d’action corrective ou plan de remédiation qui inclut les actions, les acteurs et les ressources, et les jalons temporels.

L’organisation peut souhaiter utiliser notre cabinet pour tout ou partie des prestations ci-dessous pour l’exécution du plan d’actions correctives :

  • Cadrage (rôles, attribution des tâches, planning détaillé…)
  • Animation d’ateliers avec les acteurs (cartographie des processus, rédaction documentaire)
  • Actions de formation
  • Mise en place d’outils (par exemple CAPA – Corrective Actions & Preventive Actions, gestion des réclamations, amélioration continue…)
  • Rédaction de documents (manuels, procédures)
  • Évaluation de l’atteinte de l’objectif (audits internes, audits par seconde ou tierce partie, inspections par les autorités, seuls ou en combinaison)
  • Mise en place des outils de veille permettant d’anticiper les évolutions réglementaires et d’en analyser les impacts ;
  • Ajustement des plans d’actions aux changements d’objectifs ou de stratégie des organisations ;

Les livrables de cette phase font l’objet d’engagements contractuels spécifiques à chaque organisation et mission.

  • Définition d’objectifs qualité (réglementaire et normative) et conception, exécution et monitorage des plans d’action ;
  • Évaluation périodique du maintien et de l’évolution du niveau de conformité requis (audit internes, audits par seconde ou tierce partie, inspections par les autorités, seuls ou en combinaison)